Как заключить договор с дистанционным работником?
В последние годы все, кажется, привыкли к полностью удаленному или гибридному формату работы. Актуальным остается вопрос, как подписать с новым сотрудником трудовой договор. Варианты заключения контрактов изучила специально для журнала «Расчет» Аида Ибрагимова, руководитель практики Кадровый комплаенс КСК ГРУПП.
Дистанционный формат работы становится все более распространенным и популярным. Более того, все чаще на «удаленку» принимаются сотрудники из других городов, регионов. А значит, специалисты учета или сотрудники кадровых служб все чаще задаются вопросом: как подписать документы с таким работником?
В своем письме от 4 марта 2022 года № 14-6/ООГ-1352 Минтруд России, отвечая на вопрос «Допустимо ли подписание трудового договора другим лицом (родственником) на основании нотариально заверенной доверенности?», ответил, что Трудовым кодексом не предусмотрена возможность подписания договора иным лицом вместо работника.
При этом ТК РФ предусматривает возможность заключения рабочего контракта путем обмена электронными документами в трудовых отношениях с дистанционными работниками.
Расскажем, как можно подписать трудовой договор и иные кадровые документы с дистанционным работником.
Варианты подписания договора
Для начала стоит отметить, что труд дистанционных работников регулируется главой 49.1 Трудового кодекса. Так, нормой предусмотрено, что трудовой договор и дополнительное соглашение к нему могут заключаться путем обмена между сотрудником и работодателем электронными документами, такая возможность предусмотрена статьей 312.2 ТК РФ.
Какие варианты подписания трудового договора есть с дистанционным работником у компании?
В офисе работодателя
В этом случае сотрудник приезжает к работодателю для подписания документов. Например, если специалист посетил офис компании для собеседования и стороны согласовали заключение трудового договора, то можно сразу же подписать рабочий контракт, а в качестве даты начала работы указать то календарное число, когда стороны договорились начать сотрудничество.
Возможен и другой вариант. Сотрудник специально приедет в офис в свой первый рабочий день для подписания договора. Для этого компании нужно допустить специалиста к работе. Обратите внимание: процедура допуска должна быть прописана в локальном нормативном акте компании.
Сам же визит работника можно оформить как командировку, датой приезда заключить трудовой договор. Важно помнить, что контракт необходимо заключить в течение трех рабочих дней с даты фактического допуска сотрудника к работе, поэтому приехать специалист должен именно в течение трех рабочих дней. Датой заключения договора в этом случае будет фактическое календарное число визита специалиста в офис организации, а датой начала работы – первый рабочий день, он же день допуска к работе.
В данном случае обмен документами стоит начать заранее, чтобы к первому рабочему дню сотрудника договор был подписан с обеих сторон. Учитывайте время, необходимое для доставки почты.
Может возникнуть другой вопрос: кто из сторон должен первым подписать бумаги? Первым будет предприятие, оно же направляет документы работнику. После получения сотрудник подписывает со своей стороны документы и направляет их работодателю.
Обратите внимание! Организация должна возместить работнику расходы, связанные с направлением документов почтой или курьерской службой.
Электронные документы
Для начала отметим, что при приеме на работу помимо трудового договора с работником подписываются и иные кадровые документы: листы ознакомления с локальными нормативными актами, согласие на обработку персональных данных, личная карточка, приказ о приеме (если работодатель продолжает их вести) и прочие документы.
В статье 312.3 ТК РФ уточняется, что при подписании кадровых бумаг в цифровом виде путем обмена электронными документами работник должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись или усиленную неквалифицированную электронную подпись для визирования следующих видов документов:
трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
договоров о материальной ответственности;
документы о внесении изменений в эти договоры и об их расторжении.
В иных случаях взаимодействие работника, который трудится дистанционно, и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием иных видов электронной подписи или в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему и позволяющей обеспечить фиксацию факта получения сотрудником и (или) работодателем документов в электронном виде.
Может возникнуть другой вопрос: кто из сторон должен первым подписать бумаги? Первым будет предприятие, оно же направляет документы работнику. После получения сотрудник подписывает со своей стороны документы и направляет их работодателю.
Таким образом, организация может подписать с работником документы (кроме договора и договора о материальной ответственности) либо заверив их простой электронной подписью, либо в иной форме.
Эта самая форма должна быть установлена в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре. Например, это может быть простая электронная подпись, которая создается во внутренней системе работодателя, или обмен документами по электронной почте через пересылку сканов или фотографий документов с последующим обменом оригиналами и пр.
Что же касается трудового договора, то для его заключения путем обмена электронными документами у работника должна быть усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.
Если такая подпись уже есть, то сотрудник может использовать свою. Если пока необходимой подписи нет, то оформить и оплатить ее должна компания. Если на предприятии удаленно работают несколько работников, то рациональнее оформить на них усиленные квалифицированные или неквалифицированные электронные подписи.
Если большая часть сотрудников трудится удаленно, то можно рассмотреть возможность перехода на электронный кадровый документооборот.
Работа на удаленке: что проверить перед подписанием трудового договора
Удаленная (дистанционная) работа — это любая работа вне офиса. Ее условия регулирует Трудовой кодекс и закон № 407-ФЗ .
Юрист из Красноярска Мария Меридиан рассказала, что такое удаленка и как правильно оформить договор на дистанционную работу.
- Постоянной — сотрудник всегда работает вне офиса.
- Временной — удаленка длится до полугода, затем работник выходит в офис. Срок в полгода прописан в ст. 312 ТК РФ .
- Гибридной — удаленщик работает часть времени в офисе, часть вне офиса.
Как перевести сотрудника на удаленку
Составляется приказ о переводе на удаленку и дополнительное соглашение к трудовому договору. В этом случае для работника меняется только локация и взаимодействие с коллегами. Правовое регулирование остается прежним: удаленщика защищает Трудовой кодекс, ему положен отпуск и оплачиваемые больничные.
Сотрудник нанимается на проекты или работу с временными ограничениями. Его защищает Гражданский кодекс. Удаленщик на ГПХ не имеет права на оплачиваемый отпуск и больничный, но и не обязан соблюдать корпоративные правила, если те не прописаны в договоре.
Мария Меридиан
«Удаленка дала компаниям возможность экономить. Если по трудовому договору зарплата не должна быть меньше МРОТ, то по ГПХ фиксированный постоянный заработок не предусмотрен. Если компания выберет сотрудника в регионе, где МРОТ ниже, это также позволит сэкономить».
Оформить договора в обоих случаях можно дистанционно. Работник получает электронные документы, распечатывает, подписывает, сканирует и направляет работодателю. Тот также распечатывает, подписывает, ставит синюю печать и отправляет отсканированные документы обратно работнику.
После обмена подписанными копиями дополнительное соглашение к трудовому договору или договор ГПХ считаются заключенными и имеют юридическую силу.
Мария Меридиан
«Современные технологии позволяют подписывать документы прямо в телефоне. Достаточно пальцем расписаться на экране смартфона и вставить картинку на место подписи.
Я не рекомендую так делать. Если возникнет трудовой спор в суде и нужно будет доказать подлинность подписи в договоре, никакая экспертиза не докажет, что это вы расписались пальцем на экране и вставили картинку на место подписи в договоре».
Что должно быть в трудовом договоре с удаленщиком
При переводе сотрудников на удаленку работодатель может терять контроль за рабочим процессом, а сотрудник — четкость поставленных задач. Поэтому важно подробно расписать взаимодействие на удаленке.
Так работодатель обезопасит себя от невыполнения задач, а сотрудник поймет, как комфортно работать, соблюдая сроки и не нарушая трудовую дисциплину.
1. Удаленный (дистанционный) характер работы : для ясности договор можно так и назвать «Трудовой договор о дистанционной работе».
2. Должность и трудовой функционал: нужно понимать, что сотрудник делает на удаленке, в какие сроки и как отчитывается. Даже если работа остается прежней, меняется способ отчетности: совещания заменяются на онлайн-встречи
Четкие сроки работы обезопасят удаленщика от обвинения в нарушении трудовой дисциплины, а руководству дадут контроль за сотрудниками .
Например, может быть такая формулировка: «Удаленный сотрудник ежедневно обязан составлять отчет о проделанной работе и направлять его руководству по электронной почте до 17:45».
3. Сроки удаленки : постоянная, временная или гибридная. Без этого пункта удаленщика имеют право вызывать в офис когда угодно.
При постоянной удаленке прописываем: «Удаленный формат работы действует на протяжении всего срока трудового договора».
Для гибридного варианта прописываем дни работы в офисе, например, понедельник и вторник сотрудник работает в офисе, среду, четверг и пятницу — удаленно. Суббота и воскресенье — выходные.
4. Место работы : если работодатель не требует привязки к конкретной локации, лучше прописать: «Место работы — на усмотрение работника». Это дает удаленщику право работать из дома, коворкинга, другого города или страны.
Это важно, если потребуется командировка, и компания будет оплачивать дорогу. Например, если сотрудник по договору работает из Москвы, а по факту живет в Сочи, при командировке в Новосибирск компания оплатит билет Москва — Новосибирск. Из Сочи в Москву придется добираться за свой счет.
5. Часы работы : по закону нормированный рабочий день не должен превышать восьми часов, а рабочая неделя — 40 часов. Работа сверх этого считается переработкой и оплачивается отдельно.
Вариант формулировки этого пункта: «Быть на связи с 9 до 18 часов по московскому времени, исключая обеденный перерыв. Выполнять необходимые задачи в рабочее время».
6. Оплата труда с указанием сроков начислений : для стандартного трудового договора — даты зачисления аванса и зарплаты, для ГПХ — сроки оплаты после выполнения проекта или его этапов. Если с сотрудником на ГПХ договариваются на фиксированную сумму за проект, следует прописать, кто заплатит НДФЛ 13%.
Например, если внештатному дизайнеру за проект платят ровно 100 тыс. ₽, работодатель начисляет 113 тыс. ₽, а работник получает свои 100 тыс. за вычетом налога.
Вариант записи может быть таким: «За дизайн-проект офиса работнику положено 100 тыс. ₽, не включая НДФЛ ». Если же стороны договариваются на 100 тыс., включая НДФЛ, запись будет: «За дизайн-проект офиса работнику положено 100 тыс. ₽, включая НДФЛ ».
7. Организация рабочего места : работодатель обязан за свой счет укомплектовать рабочее место удаленщика компьютером, оргтехникой, мебелью, если у работника нет подходящего дома. По договоренности могут компенсировать сотовую связь, интернет, расходы на электричество.
Работник вправе отказаться от работы, если у него нет необходимого оборудования или потребовать компенсацию за самостоятельную организацию рабочего места. Но это не касается сотрудников на ГПХ. Такие сотрудники организовывают рабочее место сами.
Возможна такая формулировка: «Работодатель компенсирует расходы работника на организацию удаленного рабочего места».
