Как составить приказ о материальной ответственности работника

Положение о материальной ответственности работников — образец 2022 — 2023

Положение о материальной ответственности работников — образец 2022-2023 годов содержит важные внутрифирменные аспекты обеспечения сохранности ее имущества. Наша статья поможет разобраться с нюансами его составления и позволит изучить готовый образец «материального» положения.

Для чего необходимо положение о материальной ответственности и на чем оно основано

Положение о материальной ответственности работников (ПМО) представляет собой внутренний локальный акт, описывающий схему взаимоотношений работодателя и работников в плане сохранности имущества фирмы и затрагивающий нюансы возмещения ущерба.

Обязательность «материального» положения, как и большинства внутрифирменных разработок (положения об оплате труда, премировании, индексации зарплаты и др.), законодательством не предусмотрена. Отсутствуют и специальные требования к его составу, объему и содержанию.

С какими локальными актами нужно ознакомить работника при приеме на работу, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в путеводитель по кадровым вопросам.

Наличие такого документа предусматривает единый подход ко всем работникам в отношении их ответственности за имущество фирмы, а также исключает разногласия между сторонами трудового договора по вопросам возмещения материальных убытков.

ВАЖНО! «Материально-ответственный» вопрос, которому посвящено положение, может описываться и в иных внутренних документах (коллективном договоре, внутрифирменном трудовом распорядке или соглашениях о материальной ответственности). В этом случае без разработки отдельного положения можно обойтись.

В основе создания ПМО лежат 13 статей ТК РФ (238-250) и постановление Минтруда России «Об утверждении перечней должностей и работ. » от 31.12.2002 № 85. ТК РФ регламентирует важные аспекты определения размера ущерба, нанесенного фирме работниками, порядок его взыскания, обстоятельства, исключающие ответственность материально ответственного лица, а также иные важные нюансы.

Положение № 85 носит дополнительный нормативно-информационный характер. Помимо готового шаблона договора о материальной ответственности (ДМО), в нем перечислены должности и работы, выполняемые сотрудниками, с которыми возможно заключение ДМО.

Постановление № 85 и ПМО

При разработке ПМО стоит деликатно отнестись к содержанию постановления № 85. Предусматривая ответственность работников, связанную с обеспечением сохранности имущества фирмы, необходимо соотнести законность требований ПМО с информацией, отраженной в указанном постановлении. Кроме того, договоры с работниками лучше оформлять с учетом приведенного в постановлении № 85 шаблона ДМО.

Заключая со своими сотрудниками ДМО, придется не только свериться с перечнем должностей из постановления № 85, но и принять во внимание указанные в нем виды работ.

ВАЖНО! Чем более дотошно работодатель проведет подготовительные процедуры по оформлению всех важных бумаг, тем проще в будущем будет разрешать ситуации, связанные с материальным возмещением ущерба. Кроме того, ответственный подход работодателя к системе обеспечения сохранности своего имущества и изначальная детальная проработка расчетных алгоритмов определения суммы ущерба (на этапе заключения трудового договора и ДМО) показывают работнику степень его материальной ответственности.

У работодателя может возникнуть соблазн перестраховаться и заключить ДМО со всеми без исключения сотрудниками. В этом случае он самовольно расширит перечень лиц, с которыми по постановлению № 85 можно заключать ДМО, а права работников, чья профессия или выполняемая работа в этот перечень не включены, будут нарушены.

Во избежание признания ДМО неправомерно заключенным и придания ПМО статуса документа, соответствующего законодательству, непосредственно в тексте или в качестве приложения к нему необходимо перечислить все должности согласно штатному расписанию фирмы, занятие которых работником требует оформления ДМО.

Особые случаи, отражаемые в ПМО

Ограничиться перечислением в ПМО должностей, соответствующих постановлению № 85, — значит не учесть важный нюанс, предусмотренный трудовым законодательством. Он касается ситуаций, когда полная материальная ответственность может наступить для тех работников, с которыми ДМО не заключены (и по закону их оформление не требуется).

Внедоговорная материальная ответственность наступает в следующих случаях (ст. 243 ТК РФ):

• ущерб имуществу фирмы нанесен умышленными действиями работника;
• повреждение, утрата и порча активов наступила в результате действий или бездействия сотрудника, находящегося в состоянии опьянения (алкогольного, наркотического или токсического);
• имущество фирмы было испорчено в результате преступных действий работника (есть приговор суда) или совершенного им административного проступка, факт которого установлен госорганом;
• работник повредил имущество фирмы, используя его в личных целях;
• фирма понесла ущерб в результате разглашения ее работником секретных сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

В такой ситуации работодатель может дополнительно подстраховаться, заключив с работником, имеющим допуск к секретной информации, договор о неразглашении коммерческой тайны. Он подчеркнет важность неразглашения секретных данных и формально наложит на работника дополнительную ответственность за их сохранность.

ВАЖНО! Взыскать с работника упущенную выгоду договор о неразглашении не поможет, так как обязанность по возмещению ущерба возникает в рамках трудовых отношений и правила ст. 139 ГК РФ о возмещении убытков в полном объеме для таких случаев не применяются.

Возрастной аспект ПМО

Описывая в ПМО принципы возмещения работниками материального ущерба, необходимо принимать во внимание такой немаловажный фактор, как их возраст.

Условия взыскания ущерба с малолетних сотрудников в ПМО должны оговариваться особо. Категория работников «до 18 лет» требует от работодателей самого тщательного подхода. К примеру, ДМО, заключенный с таким сотрудником, не будет иметь юридической силы, а принуждение несовершеннолетнего работника к полному возмещению ущерба противозаконно.

ВАЖНО! Ст. 244 ТК РФ позволяет заключать ДМО только с работниками категории «18+», работа которых непосредственно связана с деньгами и товарными ценностями.

Однако трудовое законодательство, например ст. 242 ТК РФ, защищает и интересы работодателя, ограничивая степень безнаказанности работников категории «до 18 лет» в зависимости от того, в каком состоянии они были в момент нанесения имуществу работодателя ущерба.

К примеру, если активы фирмы пострадали от действий несовершеннолетнего работника, находящегося в неадекватном состоянии (под воздействием наркотиков, алкоголя или токсических веществ), а также в результате совершения им преступления или административного проступка, ущерб подлежит возмещению в полном объеме.

Остальные работники, возраст которых превышает 18 лет, перед законом равны и возмещают нанесенный работодателю ущерб в соответствии с возложенными на них обязанностями и условиями заключенных ДМО.

5 нюансов при возмещении ущерба, которые нужно учесть

В ПМО необходимо предусмотреть условия, когда работодатель может на законных основаниях предъявить работнику претензии по поводу ненадлежащего исполнения им трудовых обязанностей, повлекшего необходимость возмещения материального ущерба. В этом случае фирма обязана:

• доказать вину работника в недостаче или материальном ущербе;
• определять размер ущерба только в величине реального уменьшения (ухудшения) имущества и суммы затрат на его восстановление (при их наличии) без учета неполученных доходов;
• производить расчет суммы возмещения из рыночных цен, действующих на день причинения ущерба, но не ниже остаточной стоимости утраченного или испорченного имущества по данным бухучета с учетом естественной убыли;
• не требовать от работника полного возмещения ущерба в случаях, когда не произошло недостачи и (или) порчи имущества (ограниченная ответственность);
• освободить работника от возмещения ущерба, если не были обеспечены надлежащие условия для хранения имущества, вверенного работнику.

Вправе ли работодатель привлечь работника к материальной ответственности за ущерб, возникший в результате уплаты работодателем штрафа, который был наложен на него по вине работника? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Описание этапов взыскания материального ущерба с работника

Обособленно от организационных аспектов в ПМО необходимо уделить внимание подробному описанию процесса взыскания с работников стоимости утраченного или испорченного имущества фирмы.

Последовательность процедур взыскания представляет собой цепочку поэтапно выполняемых работодателем действий, направленных на снижение собственных материальных потерь, вызванных халатными действиями сотрудников. Особое значение при этом имеет соблюдение всех требований законодательства.

Начальный этап: инвентаризация

Предварительной ступенью процедуры взыскания ущерба является инвентаризация. Она призвана выявить факт порчи имущества фирмы и задокументировать его (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Оформить результаты инвентаризации быстро и качественно поможет статья «Унифицированная форма № ИНВ-3 — бланк и образец».

Инвентаризация проводится после оформления соответствующего приказа.

Для оформления приказа о проведении инвентаризации можно воспользоваться образцом, размещенным на нашем сайте. См. статью «Приказ о проведении инвентаризации — образец заполнения».

1-й этап: служебное расследование

Следующее звено цепочки — внутрифирменное расследование, целью которого является определение причин повреждения или утраты активов (ст. 247 ТК РФ). При этом не обойтись без создания комиссии, состав которой утверждается приказом руководителя фирмы.

Работнику, нанесшему ущерб, тоже придется потрудиться — он обязан письменно объяснить причины возникновения ущерба. Его отказ это сделать налагает на работодателя дополнительную функцию по составлению акта, фиксирующего факт отказа (ст. 247 ТК РФ).

Письменные объяснения провинившегося работника рассматриваются комиссией и принимаются во внимание при определении степени его вины. Если ущерб причинен несколькими работниками, комиссии придется выяснить объем ответственности каждого из них.

2-й этап: расчет суммы ущерба

Прибавится работы и у специалистов финансовой службы фирмы — им необходимо максимально достоверно определить величину причиненного работником ущерба.

Во внимание нужно принять множество факторов: рыночную цену утраченного или испорченного имущества на дату нанесения ущерба, информацию из бухучета об остаточной стоимости имущества и др. (ст. 246 ТК РФ).

Заключительный этап: оформление документов и иные завершающие процедуры

Материалы служебного расследования не являются закрытой информацией для работника, в отношении которого оно проводится, и (или) его представителя. Чинить препятствия указанным лицам при ознакомлении и обжаловании оформленных и полученных в ходе расследования бумаг работодатель не вправе (ст. 247 ТК РФ).

Длительность завершающего этапа зависит от того, будет ли работодатель обращаться в суд для взыскания ущерба.

Взыскать с работника исчисленную сумму ущерба работодатель вправе без обращения в судебные органы, если его величина не превышает среднего месячного заработка работника. Этой процедуре предшествует оформление распоряжения руководителя фирмы. Сделать это необходимо в месячный срок с даты расчета окончательной суммы ущерба (ст. 248 ТК РФ).

В отдельных случаях работник и работодатель могут заключить соглашение, предусматривающее постепенное возмещение работником материальных потерь (рассрочка). Одновременно с соглашением работник должен письменно выразить свое обязательство уплатить означенную сумму и конкретизировать сроки платежей.

Если работник уклонился от обязательств по возмещению ущерба, работодатель имеет право обратиться в суд (ст. 248 ТК РФ).

Все вышеописанные этапы закрепляются в положении о материальной ответственности работников, содержание которого у разных компаний может отличаться. С одним из вариантов такого документа вы можете ознакомиться бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Итоги

Материальные потери фирмы, возникшие по вине ее работников, подлежат возмещению. Чтобы взыскать ущерб, работодателю придется потрудиться: провести инвентаризацию, создать комиссию, рассчитать ущерб и т. д. Все этапы этого процесса, а также общие вопросы взаимодействия работодателя и работников по вопросам обеспечения сохранности имущества находят отражение в положении о материальной ответственности.

Приказ о полной материальной ответственности

Приказ о полной материальной ответственности – это распорядительный документ, в соответствии с которым на сотрудника или группу сотрудников работодатель возлагает обязанность возместить причинённый материальный ущерб. Процедура оформляется соответствующими документами на основании действующих норм законодательства.

Файлы для скачивания:

Материальная ответственность

Действующая редакция Трудового кодекса РФ понимает под материальной ответственностью обязанность возместить нанесённый работодателю прямой действительный ущерб. Полная ответственность подразумевает возмещение ущерба в полном объёме. Такой вид ответственности возлагается на любых работников, деятельность которых так или иначе связана с использованием материальных ценностей предприятия:

• кассиры;
• главбухи;
• продавцы;
• официанты;
• и так далее.

На кого можно возложить

В соответствии с нормами трудового законодательства полная материальная ответственность может быть возложена на любого сотрудника предприятия, осуществляющего деятельность по трудовому договору. Однако закон о труде установил определённые запреты. Речь идёт о несовершеннолетних лицах (возрастом до 18 лет). Эта категория работников может нести полную материальную ответственность только в случае умышленного причинения вреда имуществу.

Процедура

Возложить материальную ответственность на подчинённого против его воли нельзя, необходимо заручиться согласием работника. Оно обязательно должно быть дано в письменном виде. На практике в виде отдельного документа составляется договор о полной материальной ответственности. В официальной бумаге подробно закрепляются права и обязанности сторон соглашения.

Лица, занимающие руководящие должности на предприятии (директор, главбух) несут ответственность по умолчанию, она уже закреплена в их трудовом договоре. Издавать дополнительное распоряжение не нужно.

Основание и обоснование

Основание и обоснование – это два обязательных элемента, которые должны найти своё отражение в любом распорядительном документе. В противном случае нормативный акт может быть признан недействительным.

Под обоснованием принято понимать реальную причину принятия решения. В нашем случае будет использоваться формулировка «в целях обеспечения сохранности материальных ценностей».

Основание – это нормативная база, на основе который и издаётся распоряжение. В случае с материальной ответственностью можно сослаться на нормы трудового кодекса (ст. 242 ТК РФ), а также на соответствующее Постановление Минтруда РФ.

Кто пишет и исполняет приказ

Все вопросы, связанные с хозяйственной деятельностью и имуществом предприятия, решает бухгалтерия. На практике именно бухгалтер и составляет текст приказа. Руководитель получает на стол уже готовый проект распоряжения, изучает его и ставит на нём свою подпись. После этого приказ готов к опубликованию.

Под исполнением понимают реализацию положений документа. Необходимо составить и подписать с работником договор о полной материальной ответственности, ознакомить его с содержанием приказа, разъяснить возможные последствия. Занимается этим также бухгалтер.

Форма документа

На сегодняшний день не существует унифицированных общеобязательных бланков для составления распоряжений руководителей предприятий. Все приказы пишутся в свободной форме. Необходимо учесть, что свободная форма также несёт в себе некоторые обязательные условия. В частности, речь идёт о:

• чёткой структуре документа;
• деловом языке изложения материала;
• наличии реквизитов приказа и организации;
• обязательном подписании всеми упомянутыми в тексте лицами.

Для составления приказа следует воспользоваться фирменным бланком организации (при наличии). Если такового не оказалось, допускается использовать чистый лист бумаги формата А4. Во втором случае все реквизиты юридического лица (или ИП) придётся прописывать вручную.

Исполнить текст распоряжения можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью чёрной или синей шариковой ручки и в печатном виде на компьютере. Выбор стоит исключительно за составляющим лицом и порой определяется в соответствии с требованиями локального нормативного акта предприятия. По общему правилу оба варианта имеют равную юридическую силу.

Объясняем, как составить приказ «на пальцах»

Начать следует с указания реквизитов. Если используется фирменная форма компании, этот этап пропускается. В верхней части листа бумаги указываем наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму (ОАО, ООО и так далее). Обозначать ИНН, ОГРН, юридический адрес необязательно, так как документ будет использоваться исключительно внутри конкретной фирмы. Ниже по документу посередине листа пишется слово «приказ», ему присваивается номер для документооборота на предприятии. Затем отмечается дата издания распоряжения и населённый пункт, в котором он был написан и опубликован.

Переходим к основной части. Обосновываем издание приказа формулировкой «в целях обеспечения сохранности материальных ценностей». Далее с красной строки пишем слово «приказываю» и по пунктам утверждаем необходимые положения:

• возлагаем на конкретного сотрудника или группу работников полную материальную ответственность. Указываем ФИО и должность согласно штатному расписанию;
• описываем, за какое именно имущество несёт ответственность подчинённый;
• поручаем кадровику подготовить и подписать с сотрудником договор о полной материальной ответственности;
• возлагаем на кого-то из подчинённых осуществлять контроль за исполнением приказа. Эти полномочия может взять на себя лично директор предприятия.

Затем ссылаемся на законные основания (ТК РФ, Постановление Минтруда).

Примерный образец

На этом составление приказа подошло к концу. Знакомим с его содержанием всех упомянутых в нём лиц под подпись. В последнюю очередь в официальной бумаге свой автограф (с расшифровкой) оставляет директор.